Pada modul di bagian Invoice & Ledger Module ini terdapat bagian master data, dan terdapat tahapannya sebelum melakukan transaksi pada modul ini, pengguna harus menyiapkan master data di bawah ini. Untuk Vendor itu adalah informasi terkait data pemasok yang meliputi informasi umum pemasok, kategori pemasok,administrasi alamat pemasok dan akun bank pemasok.

Untuk menu menyimpan informasi pemasok dengan data yang lebih ter-struktur ada pada gambar dibawah ini.

Berikut ini adalah pembagiannya dari form yang ada di Vendors :

A. Untuk bagian header pada form diatas ada pada gambar berikut :

• Vendor Code : Kode unik identitas vendor.
• Vendor Name : Nama lengkap perusahaan yang terdaftar sebagai pemasok.
• Category : Untuk pengelompokkan vendor berdasarkan kriteria.
• Currency : Mata uang standar yang digunakan dalam bertransaksi.

B. Lanjut ke pembagian kolom di tab General pada gambar berikut ini.

Untuk di tab General ini adalah untuk informasi alamat pemasok seperti alamat email, telpon, kota, negara dan provinsi.

• Website : Untuk alamat website dari vendor (pemasok).
• Email : Untuk alamat email yang aktif dari vendor (pemasok).
• Phone : Untuk nomor telpon kantor dari vendor (pemasok).
• Mobile : Untuk nomor aktif dari vendor (pemasok).
• Fax : Nomor aktif pengirim untuk memasukkan dokumen dari vendor (pemasok).
• City : Untuk kota dari vendor (pemasok).
• Province : Untuk provinsi dari vendor (pemasok).
• Contact : Untuk memilih salah satu dari vendor ini sebagai customer atau supplier.

C. Selanjutnya ke pembagian kolom di tab Sales & Purchase pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Sales & Purchase ini adalah informasi untuk syarat pemabayaran dan PPN.

• Sales Team : Untuk menentukan tim penjualan internal.
• Sales Person : Untuk menentukan staf penjualan spesifik.
• Payment Terms : Untuk syarat pemabayarn yang berlaku saat entitas ini kembali.
• Shipment : Metode pengiriman standar yang digunakan untuk mengirimkan barang.
• Credit Limit : Batas maksimal piutang.
• Credit Limit Day : Batas maksimal jumlah hari tunggakan.
• Sales Tax : Jenis pajak penjualan.
• Purchase Tax : Jenis pajak pembelian.
• Payment Terms : Untuk syarat pembayaran yang diberikan oleh vendor.

D. Lanjut ke pembagian kolom di tab Account & Tax pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Account & Tax ini adalah informasi pajak pemasok dan pengaturan akun per akunting.

• Account Receivable : Untuk menentukan akun piutang.
• Account Payable : Untuk menentukan akun hutang utama.
• Advance Purchase : Untuk menentukan akun penampung untuk uang muka pembelian yang di bayarkan ke vendor sebelum barang diterima.
• Advance Sales : Untuk menentukan akun penampung untuk uang muka penjualan yang diterima dari entitas ini.
• NIK : Nomor NIK KTP pada vendor untuk kepentingan pelaporan pajak.
• Sales Tax Group : Untuk kategori kelompok pajak penjualan yang berlaku bagi entitas.
• Purchase Tax Group : Kategori kelompok pajak yang dikenakan vendor saat membeli barang/jasa dari mereka.
• Tax Name : Untuk nama resmi perusahaan yang terdaftar sistem perpajakan.
• Tax Address : Untuk alamat resmi yang terdaftar pada kartu NPWP vendor untuk keperluan penerbitan faktur pajak.

E. Lanjut ke pembagian kolom di tab Bank Account pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Bank Account ini adalah informasi akun bank pemasok.

• Code : Untuk kode identifikasi akun bank milik vendor.
• Bank Name : Untuk nama institusi bank tempat vendor membuka rekening.
• Bank Account : Nomor rekening bank resmi yang digunakan untuk menerima pembayaran.
• Account Name : Nama pemilik rekening sesuai yang tertera buku tabungan vendor.
• Branch : Untuk informasi kantor cabang bank tempat rekening tersebut.
• Currency : Mata Uang yang digunakan oleh rekening bank vendor.
• Suspend : Kolom centang untuk menonaktifkan akun bank tersebut.

F. Lanjut ke pembagian kolom di tab Contact pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Contact ini adalah informasi akun contact bank pemasok.

• Type : Mengategorikan jenis kontak tersebut.
• Contact Name : Nama lengkap personil dari pihak vendor.
• Job Title : Jabatan personil tersebut di perusahaannya.
• Phone : Nomor telepon kantor pada vendor.
• Cellular : Nomor handphone pada vendor.
• Email : Alamat email aktif pada vendor.
• Suspend : Jika dicentang, kontak ini akan dinonaktifkan dan tidak akan muncul sebagai pilihan PIC saat transaksi.
• Default : ika dicentang, nama ini akan terpilih secara otomatis sebagai kontak utama.
• Address : Alamat spesifik vendor.
• Description : Catatan tambahan.

G. Lanjut ke pembagian kolom di tab Inventory pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Inventory ini adalah informasi gudang penyimpanan dan jadwal penerimaan atau pengiriman.

• Vendor Location : Menentukan lokasi gudang tujuan standar saat Anda menerima barang dari vendor.
• Receipt Schedule : Digunakan untuk mengaktifkan atau mengatur jadwal rutin penerimaan barang dari vendor.
• Delivery Schedule : Digunakan untuk mengatur jadwal rutin pengiriman barang kepada entitas.

H. Lanjut ke pembagian kolom di tab Notes pada gambar berikut ini.

Untuk di tab Notes ini adalah informasi catatan tambahan.

I. Untuk fungsi dari Vendors ada sebagai berikut.

• Untuk menjadi referensi utama saat mencatat tagihan masuk pada menu vendor bills dan melakukan pembayaran di vendor payment.
• Untuk menghubungkan transaksi vendor secara otomatiske akun buku besar yang tepat.
• Untuk menyediakan informasi real time mengenai saldo berjalan dari setiap pemasok.
• Untuk menyimpan data NPWP dan parameter pajak untuk memastikan pelaporan pajak masukan yang benar.