Pada modul di bagian Invoice & Ledger Module ini terdapat bagian master data, dan terdapat tahapannya sebelum melakukan transaksi pada modul ini, pengguna harus menyiapkan master data di bawah ini. Untuk Accounts itu adalah untuk akun perkiraan yang dipakai akunting untuk menjurnal transkasi memorial dan payment serta jurnal otomatis oleh aplikasi.

Untuk langkah-langkah menampilkan Accounts di Invoice & Ledger Module adalah sebagai berikut : Invoice & Ledger Module > klik tab Settings > klik Accounts. Untuk letak Accounts di Invoice & Ledger Module ini ada pada tampilan berikut.

Untuk menambahkan dan mengubah akun perkiraan yang dipakai akunting dalam menjurnal transkasi memorial dan payment pada form berikut ini :

Berikut ini adalah pembagiannya dari form yang ada di Accounts :

A. Untuk bagian header pada form diatas ada pada gambar berikut :

• Account No : Kode nomor akun akuntansi.
• Account Name : Nama resmi akun yang akan muncul di laporan keuangan.
• Description : Catatan tambahan untuk menjelaskan kegunaan spesifik akun tersebut agar mudah dipahami staf akunting.

B. Lanjut ke pembagian kolom di tab Accounting pada gambar berikut ini.

• Account Type : Untuk menentukan tipe akun.
• Account Header : Menunjukkan akun induk atau kategori utama dari akun tersebut.
• Currency : Mata uang dasar yang digunakan oleh akun tersebut.
• Opening Balance : Untuk nilai saldo awal akun pada saat migrasi data atau awal periode penggunaan sistem.
• As of : Untuk tanggal efektif penentuan saldo awal tersebut.

C. Selanjutnya ke pembagian kolom di tab Invoice (L)ines pada gambar berikut ini.

Pada tab subsidiary ledger pada gambar diatas adalah untuk sub-catatan dari akun buku besar umum (General Ledger) yang digunakan untuk mencatat rincian transaksi secara individual bagi akun-akun yang memiliki banyak entitas terkait, seperti piutang pelanggan atau utang vendor.

Untuk fungsi dari Accounts ada sebagai berikut.

• Menyediakan kode dan nama unik untuk setiap kategori keuangan agar pencatatan jurnal tidak tertukar.
• Menjadi sumber data utama untuk menyusun Laporan Laba Rugi secara otomatis.
• Menghubungkan transaksi dari modul lain.
• Memungkinkan pemantauan saldo secara mendalam melalui akun pembantu atau Subsidiary Ledger.

Untuk penerapannya pada Accounts ini adalah sebagai berikut.

• Saat staf keuangan menginput Vendor Bill (Invoice Pembelian) atau Customer Invoice (Invoice Penjualan), sistem akan merujuk pada kode Account No yang telah diatur untuk mendebit atau mengkredit saldo secara otomatis.
• Semua transaksi yang menggunakan akun tertentu akan dikumpulkan di bawah Account Name yang sama, memudahkan akuntan dalam melakukan rekonsiliasi bank atau penyesuaian akhir bulan.
• Melalui tab Subsidiary Ledger, perusahaan dapat melihat rincian saldo total akun Piutang di Neraca berdasarkan transaksi masing-masing pelanggan secara spesifik.